IHK-GfI Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH

Erfolgreiche Zusammenarbeit 

Die IHK-Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH (IHK-GfI) ist seit vielen Jahrzehnten die zentrale und verlässliche IT-Dienstleisterin der IHK-Organisation. Als Tochtergesellschaft der IHKs bietet sie mit 370 Mitarbeiter:innen rund 8.500 Usern in den IHKs und weiteren mit ihr verbundenen Institutionen Dienstleistungen im gesamten IT-Spektrum. Dabei kommen zukunftsweisende IT- und Softwarelösungen sowie umfangreiche Beratungsleistungen zum Einsatz, um Digitalisierungslösungen für die IHKs anzubieten.   

Die IHK-GfI arbeitet ständig an der Optimierung ihrer Serviceleistungen für die IHKs. Im Sinne hoher Kundenzufriedenheit ist dieser Selbstanspruch mit stetiger und intensiver Weiterentwicklung verbunden: In ihren Anfängen stellte die IHK-GfI zunächst eine Kernapplikation bereit, inzwischen unterstützt sie als IT-Servicedienstleisterin die Digitalisierungsprojekte der IHKs sowohl mit marktüblichen als auch individuellen Lösungen und branchenspezifischem Know-How.

 

Kernthemen der Zusammenarbeit      

  • Update der Microsoft-Dynamics-NAV-Umgebung 
  • Automatisierung der periodischen Abrechnung von Dauerleistungen 
  • Optimierung des Angebotsmanagements 
  • Workflow-gesteuerte Eingangsrechnungsfreigabe 
  • Fakturierung nach ZUGFeRD-Standard 
  • Integration des Archivierungssystems in kaufmännische Prozesse 
  • Vereinfachte Schnittstellen durch Einsatz eines Datenintegrationstools als Datendrehscheibe 
  • Etablierung von Controlling-Werkzeugen für die Projektarbeit 
  • Erhöhung der kaufmännischen Transparenz in Projekten 
  • Etablierung der Zugriffsrechtestruktur unter Berücksichtigung der durch den Betriebsrat vertretenen arbeitsrechtlichen Belange  

Die Herausforderung: 

Die Erweiterung des Portfolios der IHK-GfI ging mit einer umfangreichen Anpassung der kaufmännischen Systeme an die stärkeren Anforderungen einher – kreative sowie flexible Lösungen waren gefordert, damit die IHK-GfI während der Implementierung des ERP-Systems ungestört in ihrem Kerngeschäft arbeiten konnte. Zudem wollte sie sich für den frischen Blick von außen weitere Expertise an Bord holen. 

Dabei setzt die IHK-GfI seit 2019 auf die Unterstützung der IMPRIVO GmbH. Die beiden Unternehmen planten, die Funktionalität der Software Microsoft Dynamics NAV in der IHK zum Einsatz zu bringen. Bei aller Konzentration auf die technischen Finessen der Teilprojekte ging es insbesondere auch darum, die konkreten Kundenbedürfnisse stets in den Fokus zu nehmen.  

 

Die Lösung: 

Gemeinsam entwarfen die beiden Unternehmen die Ziel-Softwarelandschaft, dabei spielt das kaufmännische System Microsoft Dynamics NAV die zentrale Rolle. An die Software Microsoft Dynamics NAV sind zahlreiche, den Usern hilfreiche Subsysteme angebunden, beispielsweise für die optische Archivierung von Dokumenten.  

Update von Microsoft Dynamics NAV2013 auf NAV2018 

In wenigen Monaten aktualisierten die IHK-GfI und IMPRIVO das eingesetzte NAV-System auf eine neue und durch den Hersteller gepflegte Version. Die Prozesse wurden vereinfacht und die Schnittstellen mithilfe eines als Datendrehscheibe fungierenden Datenintegrationstools sichergestellt.  

Kaufmännische Transparenz und hoher Datenschutz  

Durch die gemeinsame Erarbeitung und Implementierung vereinfachter Werteflüsse und flexibler Auswertewerkzeuge erhalten sowohl Projektverantwortliche als auch die Geschäftsleitung an ihren jeweiligen Bedarf angepasste Einsichten in die Unternehmens- und Projektkennzahlen.  Ein detailliertes Zugriffsrechtesystem stellt den Schutz der Daten vor unautorisierten Einblicken sicher. 

 

Kundenzufriedenheit durch unkomplizierte Rechnungsstellung ´ 

Zur Übermittlung von Rechnungen aus dem Microsoft-Dynamics-NAV-System an die IHKs wurde der Datenstandard ZUGFeRD abgebildet und in Betrieb genommen. Die Dokumente sind somit gleichermaßen für Menschen und Maschinen lesbar, was den Prozess der Rechnungsstellung signifikant verbessert. 

Resultate und Ausblick: 

Über mehrere Meilensteine hinweg wurde die bestehende Softwarelandschaft der IHK-GfI konsolidiert und die internen Digitalisierungsziele der IHK-GfI verwirklicht. Dank der effizienten Zusammenarbeit gelang es, die Optimierungen ohne Beeinträchtigung der Kund:innen beziehungsweise des Produktivbetriebs durchzuführen. 

 Auch im Anwendungsbetrieb steht die IMPRIVO GmbH der IHK-GfI zur Seite: Als „verlängerte Werkbank“ und Support übernimmt sie viele Aufgaben rund um den Betrieb von Microsoft Dynamics NAV – beispielsweise das Update- und Objekthandling sowie Installationsarbeiten. Außerdem klärt sie komplexe Anwendungsfragen der Key-User und des hausinternen ERP-Teams.  

Darüber hinaus unterstützt sie die IHK-GfI beim Ausbau ihres eigenen ERP-Expertenteams, das für die internen Prozesse mitsamt den zugrunde liegenden Softwaresystemen verantwortlich ist.  

„Die IMPRIVO ist für die IHK-GfI ein kompetenter und verlässlicher Partner, der mit einer hohen Kunden- und Serviceorientierung die weitere Optimierung und Digitalisierung von internen Prozessen unterstützt. Gemeinsam mit IMPRIVO gelingt es sehr gut, die in Navision enthaltene ERP Funktionalität für die IHK-GfI zu nutzen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.“ 

Dr. Dirk Nölken, CFO der IHK-GfI