In den kommenden Wochen befassen wir uns in  einer Artikelreihe detailliert mit den Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement. Es freut uns, wenn unser fachlicher Input Sie dabei unterstützt , Ihre eigene Expertise bestmöglich umzusetzen. Beginnen werden wir mit der Frage, was erfolgreiche von misslungenen  Projekten unterscheidet. Viel Spaß beim Lesen –und wenden Sie sich bei Rückfragen gerne an uns.

Es fängt vielversprechend an… 

Wer kennt es nicht: Hoch motiviert beginnen Sie mit Ihrem Team ein Projekt, von dem Sie sich Auftrieb oder sogar einen regelrechten Durchbruch für Ihr Geschäft erhoffen. Ein Prestigeprojekt, auf dem große  Erwartungen liegen.

Nachdem alles gut anlief, kommt allerdings eine längere Belastungsphase im Tagesgeschäft in die Quere und damit die Notwendigkeit, Ressourcen aus dem Projektteam abzuziehen. Auch,  weil im operativen Bereich das Personal ohnehin knapp ist. Kurz darauf geht eine Kollegin in den Urlaub, die mit vielen – wahrscheinlich zu vielen – Schlüsselaufgaben betraut wurde. Eigentlich war nicht geplant, dass sie ausgerechnet während dieser Projektphase fehlt, doch die Dinge hatten sich aufgrund besagter Belastungsspitze verzögert. 

So gehen die Wochen und Monate dahin. Die Kommunikation zum Projektteam stagniert, viele Projektmitglieder arbeiten wieder voll im Tagesgeschäft und es scheint, als sei  Stillstand eingekehrt. Wäre nun ein klarer Cut besser, anstatt halbherzig an etwas festzuhalten, das wahrscheinlich unnötige Ressourcen verschlingend im Sande verlaufen wird? Das bleibt tatsächlich abzuwägen, denn: Ein totes Pferd zu reiten ist kaum zufriedenstellender als ein aussichtsreiches Unterfangen aufgrund vermeidbarer Fehler aufgeben zu müssen. So oder so – es fällt schwer, sich einzugestehen, dass ein zunächst vielversprechendes Projekt der Realität nicht standhalten kann.

Berücksichtigen Sie für ein erfolgreiches Projekt diese Punkte: 

Wie vermeidet man eine solche Entwicklung beziehungsweise wie steuert man ihr gegebenenfalls entgegen? Kurz gesagt: Auch das anspruchsvollste Projekt ist keine Raketenwissenschaft.  Um seinen permanenten Unwägbarkeiten gerecht zu werden, benötigt es allerdings solides Fachwissen, das ausreichend Sicherheit gibt, um in jeder Phase  konsequent und methodisch sauber vorzugehen . Und nicht zuletzt ist stets der Überblick über Details notwendig. Erst mal  mögen sie unwesentlich erscheinen, ihre Nichtbeachtung kann aber alles ins Wanken bringen. Stellen Sie also sicher, dass Sie im Rahmen Ihres Projekts folgende Punkte im Auge behalten:

• Das involvierte Team ist von der Idee überzeugt und mit angemessenen personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen ausgestattet,
• die Ziele für den Erfolg sind klar gesetzt (Definition of Done), denn insbesondere, wenn der Erfolg sich eher langfristig beziehungsweise unauffällig entfaltet, ist es wichtig, dass die Belegschaft weiß, wann ein Projekt „geschafft“ ist ,
• alle Projektmitglieder sind sich ihrer Rolle und Verantwortung bewusst,
• eine konstruktive Fehlerkultur motiviert dazu, sich zu engagieren,
• die Arbeitslast verteilt sich auf das gesamte Projektteam,
• das verantwortliche Management misst dem Projekt die verdiente Aufmerksamkeit bei,
• das Projektteam kommuniziert transparent und in Echtzeit – zu den Erfolgen genauso wie zu den unvorhergesehenen Herausforderungen und Problemen,
• obsoleten Zielen wird mit einem  soliden Änderungsmanagement Rechnung getragen,
• Experteneinschätzungen erfahren Beachtung, auch wenn sie den Wunschvorstellungen des Managements widersprechen,
• es wird realistisch kalkuliert und nicht „schöngerechnet“,
• die Komplexität eines Projekts findet Berücksichtigung, gegebenenfalls gliedert sich dieses im Rahmen eines Programmmanagements in mehrere Teilprojekte.

Wir hoffen, dass Sie unsere Tipps gerne gelesen haben und dran bleiben. Ab dem nächsten Beitrag werden wir tiefer ins Thema einsteigen – mit einem zentralen Planungsinstrument im Projektmanagement, dem sogenannten Magischen Dreieck.