Wer macht innerhalb des Projekts was – beziehungsweise welche Rollenverteilung ist unter Berücksichtigung der Stärken und Qualifikationen seiner Beteiligten sinnvoll? Mit dieser Frage befassen wir uns in unserem heutigen Beitrag zum Thema Projektrollen.

Personen und Funktionen: Rollen im Projektmanagement

Warum sind Projektrollen wichtig? Kurz gesagt, ermöglichen sie, das Projekt entsprechend der Stärken und Qualifikationen seiner Beteiligten ideal zu besetzen. Außerdem definieren sie klare Zuständigkeiten, Kommunikations- und Eskalationswege, deren Einhaltung auch in herausfordernden Situationen für Transparenz und geregelte Abläufe sorgt. Da Projekte auf unterschiedliche Weisen durchgeführt werden, variieren diesbezüglich die Konzepte: Für manche Projektmethoden sind Rollen zentral, die in wiederum anderen weniger bedeutend sind oder nicht einmal existieren. Beruhend auf unseren Erfahrungen möchten wir Ihnen, am Beispiel eines Software-Einführungsprojekts, die Rollen vorstellen, die sich für unsere eigenen Projekte bewährt haben:

1. Projektsponsor:in

Projektsponsor:innen sind mit anderen Worten die Schirmherr:innen oder auch Mentor:innen eines Projekts: Oftmals zeichnen sie sich nicht nur auf finanzieller Ebene verantwortlich, sondern stehen auch inhaltlich für das Vorhaben ein. Dabei kommt ihnen eine vermittelnde Rolle zwischen der Projektleitung und den Stakeholdern zu. Mit den Mitgliedern des Projektteams selbst kommen sie eher nicht in Kontakt. Sie sind tonangebendes Mitglied des Lenkungsausschusses, also des höchsten Entscheidungsgremiums. Wenn dieser in bestimmten Situationen zu keiner Einigung kommt, haben sie das letzte Wort. Im Ernst- und Zweifelsfall betrifft das auch die Entscheidung über Fortführung oder Abbruch des Projekts.

Kernaufgaben:

• Besetzung der Projektrollen
• Bestellung und Entlastung des Projektmanagements
• Überwachung und Steuerung des Projektes auf übergeordneter Ebene
• Entgegennahme und Prüfung der Projektberichte
• Teilnahme am Lenkungsausschuss mit notwendiger Entscheidungsbefugnis
• Berichtet über den Projektverlauf an die Stakeholder
• Unterstützung des Projektmanagements beziehungsweise der Projektleitung in kritischen Situationen
• Wirken Risiken entgegen, die Projektmanager:innen gegebenenfalls an sie herantragen: etwa durch Sicherstellung von Ressourcenkapazitäten oder mithilfe der Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen, Verschiebung von Fristen oder Erweiterung des Budgets (siehe unser Beitrag zum Thema “Magisches Dreieck”)
• Sollten Projekte Änderungen der Unternehmenskultur erfordern, begleiten Projektsponsor:innen diese aktiv

2. Projektmanager:in

Projektmanager:in und Projektleiter:in – diese Rollen werden oftmals gleichgesetzt. Tatsächlich können sie je nach Projektgröße auch zusammenfallen, in jedem Fall bilden sie eine Organisationseinheit und agieren in enger Zusammenarbeit. In den konkreten Zuständigkeiten gibt es aber deutliche Unterschiede: Im Gegensatz zu Projektleiter:innen sind Projektmanager:innen ebenfalls Teil des Lenkungsausschusses und treffen dort Beschlüsse über Entscheidungsvorlagen sowie Budgetfreigaben und, wenn nötig, über die Verschiebung des Go-Live-Termins. Branchenkenntnisse und fachliche Expertise sind absolut erwünscht – da Projektmanager:innen allerdings vor allem für Steuerungsaufgaben zuständig sind, müssen sie inhaltlich nicht so tief in der Materie stecken wie Projektleiter:innen. Vielmehr unterstützen sie diese in allen Grundsatzfragen zum Projekt. Im Gegensatz zu Projektleiter:innen nehmen sie auch innerhalb des Projektteams keine Aufgabenüberwachung oder Detailplanung vor.

Kernaufgaben:

• Überwachung und Steuerung des Projektes auf übergeordneter Ebene
• Festlegung der Meilensteineplanung und der Projekt Rahmenbedingungen
• Entgegennahme und Prüfung der Projektberichte
• Teilnahme am Lenkungsausschuss mit notwendiger Entscheidungsbefugnis
• Unterstützung der Projektleiter:innen in kritischen Situationen und Phasen
• Wirken Risiken entgegen, die Projektleiter:innen gegebenenfalls an sie herantragen: etwa mithilfe der Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen, Verschiebung von Fristen oder Erweiterung des Budgets (siehe unser Beitrag zum Thema “Magisches Dreieck”)

3. Projektleiter:in

Projektleiter:innen tragen die Verantwortung für das Gelingen des Vorhabens von Beginn an bis zum Schluss. In diesem Rahmen stellen sie unter anderem sicher, dass die Arbeitsqualität stimmt und Budgetvorgaben sowie Termine absprachegemäß eingehalten werden. Sie betreuen das Vorhaben inhaltlich und personell, sprich, die Projektleitung arbeitet eng mit dem Projektteam zusammen, dessen wichtigster Ansprechpartner sie ist. Während Projektmanger:innen sich eher mit Meilensteinen und Rahmenbedingungen beschäftigen, setzen sich Projektleiter:innen also auch verstärkt mit den Anliegen der daran beteiligten Menschen auseinander.

Kernaufgaben:

• Terminvereinbarung- und Überwachung im Rahmen der Fertigstellung der Arbeitspakete
• Sicherstellung der Aktualität und Qualität der Arbeitspakete
• Koordination und Motivation des Projektteams
• Aktive und transparente Kommunikation: mit dem Projektteam und dem Lenkungsausschuss
• Regelmäßiges Reporting des Projektstatus an den Lenkungsausschuss
• Klärung möglicher (Ressourcen)konflikte zwischen der Projektarbeit und dem Tagesgeschäft

4. Key User:in

Key User:innen gelten als erste Ansprechpartner:innen in Fragen zum Prozess beziehungsweise zum Produkt. Dank ihres operativen Business-Know-Hows sowie ihres Verständnisses der Prozesse beherrschen sie sowohl die Sprache der Fachabteilung als auch der IT. Damit bilden sie eine kommunikative Schnittstelle zwischen Entwicklung, Projektteam und der Unternehmensführung. Sie handeln stets in enger Zusammenarbeit mit weiteren beteiligten Key User:innen und berücksichtigen zuvorderst die Perspektive der Anwender:innen.

Kernaufgaben:

• Gemeinsam mit den Verantwortlichen der jeweiligen Fachbereiche: Definition und Klärung der Prozesse
• Gemeinsame Einrichtung und Erprobung der Prozesse mit den Fachexpert:innen und Prozessverantwortlichen
• Erstellung der Dokumentationen (Benutzerhandbücher)
• Definition der Testfälle
• Durchführen von Tests und Dokumentation der Testergebnisse
• Formulieren der Anforderung im Falle eines negativen Testergebnisses
• Fachliche Freigabe des Systems
• Unterstützt die Endanwender:innen der Fachabteilung im Rahmen von Schulungen 

5. Ressourcenmanager:in

Die Verantwortung des Ressourcenmanagements beläuft sich auf die Klärung und Bereitstellung der notwendigen Personalkapazitäten während des gesamten Projektverlaufs. Zu dieser Rolle gehört es, den für das Projekt benötigten Ressourcenbedarf abzufragen und die vereinbarten Ressourcen bereitzustellen. In kleinen Projekten wird die Rolle der Ressourcenmanger:in auch oft durch die Projektleitung übernommen.

Kernaufgaben:

• Bedarfsklärungen intern / extern
• Transparente Dokumentation der Ressourcenkapazitäten
• Bereitstellung der vereinbarten Ressourcenkapazitäten
• Überwachung der vereinbarungsgemäßen Bereitstellung der Ressourcen

6. Testmanager:in

Testmanager:innen verantworten die Koordination der Testphasen und tragen damit entscheidend zur Gewährleistung hoher Qualität des Projektergebnisses bei.

Kernaufgaben:

• Konzeption, Planung und Organisation sowie Betreuung der Tests
• Unterstützung der Key User bei Erstellung der Testcases
• Defect Verfolgung und Sicherstellung von Re-Tests
• Sicherstellung effizienter und vollständiger Tests sowie der Qualität der gelieferten Softwarelösung

7. Interne und externe Fachexpert:innen

Interne wie externe Fachexpert:innen bringen ihren Erfahrungsschatz sowie Prozessverständnis in Projekte ein: Damit sind sie die primären Ansprechpartner:innen, wenn das Vorhaben in Richtung Echtstart geht. Sie sind in engster Kooperation mit den Key Usern an der Durchführung der Tests beteiligt.

Kernaufgaben:

• Unterstützung bei Prozessklärungen mit den Prozessverantwortlichen
• Definition/ Erprobung der Prozesse mit den Keyusern
• Für ein belastbares Ergebnis agieren sie gegenüber den Key Usern als “Sparringpartner”
• Unterstützung bei der Testfallerstellung
• Unterstützung bei der Durchführung von Tests
• Dokumentation der Testergebnisse
• Formulieren der Anforderung bei negativem Testergebnis
• Unterstützung der Endanwender:innen in den Schulungen
• Unterstützung des Produktivstarts
• Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentationen (Benutzerhandbücher)

8. Entwickler:innen

Aufgabe des Entwicklungsteams ist es, das Projekt gemäß Spezifikation (beispielsweise Function Design Requirements, Tasks, User Stories) und entsprechend des veranschlagten Zeitrahmens umzusetzen. Dazu zählt auch die Auslieferung von Softwarepaketen in weiterführende Systemumgebungen. Wenn es technische beziehungsweise systemarchitektonische Probleme gibt, eskaliert das Entwicklungsteam umgehend an die Verantwortlichen.

Kernaufgaben:

• Coding unter Berücksichtigung der Entwicklungsrichtlinien
• Maßgebliche Unterstützung der Key User und der Projektleitung bei Konzeptfragen
• Schätzung von Umsetzungsaufwendungen bei Änderungsanforderungen  
• Unterstützung und Durchführung von Fehleranalysen
• Fungieren als Ansprechpartner in Fachfragen

Die Festlegung der Rollen beispielsweise in der Aufteilung, wie von uns in diesem Beitrag dargelegt, ist ein entscheidender Schritt vor Beginn des Projekts. Doch damit ist es nicht getan: Für einen erfolgreichen Ablauf sind selbstverständlich noch einige andere Vorbereitungen notwendig – und darauf gehen wir in unserem nächsten Beitrag zum Thema “Projekt-Setup” ein. Wir freuen uns, wenn Sie uns begleiten und hier demnächst weiterlesen!