Schon in unserem ersten Beitrag haben wir es angesprochen: Erfolgreiche Projekte bauen auf belastbares Fachwissen. Sie gehören nicht zum wiederkehrenden Tagesgeschäft, in der Planung muss vielmehr mit Unbekannten umgegangenen werden. Somit ist ganz normal, dass es auch mal zu Problemen kommt – das kann durchaus Nervenflattern verursachen. Gut durchdachte Projekte setzen daher auf Planungsinstrumente, mit denen sich Vorhaben effizient steuern und kontrollieren lassen, auch wenn es zeitweise völlig drunter und drüber zu gehen scheint.
Ein beliebtes Tool dabei ist das sogenannte Magische Dreieck, durch das drei Zielgrößen visualisiert werden, die es im Projektverlauf fortwährend im Blick zu behalten gilt: Zeit – Kosten – Qualität. Letztere Größe bezeichnet in der Regel den Inhalt, den Funktionsumfang oder auch die Datenqualität. Wichtig ist, bereits vor Projektbeginn die Priorität der einzelnen Zielgrößen festzulegen.
Das Magische Dreieck wird manchmal auch Spannungsdreieck genannt, da die drei Größen gerne miteinander in Konflikt geraten: Sobald ein Faktor wankt, wirkt sich das auch auf mindestens einen weiteren aus. Und wie solche Umstände konkret aussehen können, veranschaulichen wir hier anhand folgender Praxisbeispiele:
Wenn verschieben keine Option ist:
Eine für das Vorhaben wichtige Expertin fällt wegen Krankheit länger aus: Die zeitlichen Ressourcen werden also knapp. Den Projektabschluss zu verschieben ist jedoch nicht möglich. Jetzt stellt sich die Frage, ob das Projekt teurer werden darf – um das Team mit einer weiteren Fachkraft aufzustocken. Oder könnten stattdessen Abstriche in der Datenqualität gemacht werden? Welche Größe darf sich ändern: Kosten oder Qualität?
Wenn es nicht teurer werden darf:
Aufgrund von langwierigen Bereitstellungsproblemen bei den Subsystemen müsste eigentlich auf einen anderen Anbieter ausgewichen werden, um das Projekt zum anvisierten Zeitpunkt fertigzustellen. Dieser ist jedoch zu teuer für das verfügbare Budget. Kann der Abschluss verschoben und auf den kostengünstigeren Anbieter gewartet werden ? Oder wäre es alternativ möglich, auf die fragliche Funktion zu verzichten? Welcher Faktor ist flexibler – Qualität oder Zeit?
Wenn die Qualität inakzeptabel ist:
Auch nach mehreren Anläufen bleibt die Qualität der Datenmigration hinter den Erwartungen zurück. Darf das Projekt teurer werden, um Personal für die Zuarbeit einzukaufen? Oder kann der Projektabschluss terminlich verschoben werden? Auch hier steht also wieder zur Debatte, was dringender eingehalten werden muss – das Budget oder die Zeit.
Außerdem erfolgsentscheidend: transparente Kommunikation
Maßgeblich für die erfolgreiche Arbeit mit dem Modell ist eine fortwährende und transparente Kommunikation zwischen Projektsponsor und Projektleitung: Der Projektsponsor sollte von Beginn an kommunizieren, welche der Dimensionen Zeit – Kosten– Qualität die flexibelste und welche die unbeweglichste ist. Auch sollte die Projektleitung wissen, falls sich die idealerweise in abgestufter Form festgelegten Prioritäten ändern (dürfen). Aufgabe der Projektverantwortlichen wiederum ist es, dem Projektsponsor stets die bestmögliche Grundlage für informierte Entscheidungen zu geben – dank seines seismografischen Potenzials ist das Magische Dreieck hierfür ein sehr geeignetes Modell.
Sollte dieser Artikel Sie neugierig auf weiteres Know-how um das Thema Projektmanagement gemacht haben, freuen wir uns, wenn Sie demnächst hier weiterlesen: In den kommenden beiden Beiträgen befassen wir uns mit der Wahl der richtigen Methodik für Ihre Projekte.
