Das Projekt-Setup bildet das Fundament Ihres Vorhabens: Dabei werden zu Beginn die organisatorischen Rahmenbedingungen definiert und dokumentiert – so erhalten und behalten alle Beteiligten den Überblick. Welche Vorgehensweisen und Tools sich in dem Zusammenhang bewährt haben, stellen wir Ihnen in unserem neuesten Beitrag zum Thema Projektmanagement vor. Viel Spaß beim Lesen!

Für das Setup eines Projekts gibt es keine starr definierten Werkzeuge:
Die Festlegung der Tools und Rahmenbedingungen, auch als Leitplanken bezeichnet, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Dazu zählen etwa die Größe des Vorhabens, die Erwartungen des Auftraggebers und nicht zuletzt auch die gewählte Projektmethodik (agil oder Wasserfall). Eines gilt aber immer: Die Auswahl der Tools und Leitplanken im Projekt-Setup sollte stets und von Anfang an in engster Abstimmung mit dem Kunden erfolgen. Klare Rahmenbedingungen, eine gemeinsame Sprache und regelmäßige Überprüfungen des Status quo, um das Projekt gegebenenfalls neu zu justieren, sind die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Darüber hinaus haben sich in unserer Praxis folgende Leitplanken bewährt:

Die erste Maßnahme: Erstellung des Projektplans

Unter Berücksichtigung der Stakeholder-Erwartungen analysiert das Projektmanagement zunächst die Ausgangslage – die schrittweise Umsetzung der konkreten Ziele wird im Nachgang anhand von Meilensteinen geplant. Auf dieser Basis lassen sich die einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete definieren und dann in einen Projektplan überführen. Ein daraus resultierendes, knappes Dokument umreißt die zentralsten Punkte: Im sogenannten Onepager finden sich beispielsweise das von den Stakeholdern veranschlagte Budget, der Zeitpunkt des Projektstarts sowie Zielsetzung und Abschlusstermin des Projekts.

Phasenplanung: Visualisierung durch einen Zeitstrahl

Die Phasenplanung stellt die festgelegten Meilensteine des Projekts auf einem Zeitstrahl dar. Dieses Tool ermöglicht sowohl Projektbeteiligten als auch dem Management, Kernthemen und terminliche Erfordernisse miteinander in Einklang zu bringen und jederzeit zu überblicken. 

Project Role Canvas: Wer macht was?

Das Project Role Canvas, auch Projektorganigramm oder Projektorganisationschart genannt, bietet eine strukturierte Präsentation des aus den teilnehmenden Unternehmen zusammengesetzten Projektteams – inklusive der Projektrollen, von denen eine Person mehrere annehmen kann. Neben der Information darüber, wer an wen berichtet, sind im Projektorganigramm Kompetenzen, Aufgaben und Ziele der jeweiligen Rolle sowie die damit verbundenen Erwartungen notiert. Zur Rolle der Projektleitung gehört beispielsweise, das hier vorgestellte Projekt-Setup aufzubauen, zur Rolle des Projektmanagements wiederum, dieses abzunehmen.

Kommunikationsplan: Wie wird informiert und abgestimmt?

Der Kommunikationsplan definiert, wie Abstimmungsprozesse funktionieren und beantwortet folgende Fragen: In welchem Zyklus finden Absprachen statt, wie lange dauern die Termine, welche Gremien beziehungsweise Teams müssen im Sinne eines effizienten Austauschs daran teilnehmen? Außerdem legt er die Methoden der Informationsübertragung fest: beispielsweise über regelmäßige Newsletter oder E-Mails.

Risikoregister: Was könnte passieren und wie geht man damit um?

Im Risikoregister, auch Risikochart genannt, werden potenzielle Gefahren für den Projekterfolg antizipiert: Dabei orientiert man sich an Erfahrungswerten und Lösungswegen vergangener Unternehmungen und verschriftlicht diese. So können im Falle des Falles schnell Gegenmaßnahmen (Migitationen)  durch die vorab festgelegten Verantwortlichen ergriffen werden. Von zentraler Bedeutung dabei: Das Risikoregister wird stets auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls angepasst. 

Projektkalkulation: Die Verteilung des Budgets

Die Projektkalkulation verteilt das zur Verfügung stehende Budget innerhalb der einzelnen Abschnitte auf die jeweils zugehörigen Arbeitspakete. Diese Stückelung macht es dem Projektmanagement leichter, die Budgeteinhaltung kontinuierlich zu überwachen. Für die optimale Kalkulation ist es wichtig, darauf zu achten, welche Projektmethodik gewählt wird: Im Rahmen der Wasserfallmethode lässt sich das Budget gut auf die Projektphasen aufteilen. Wenn ein agiles Vorgehen bevorzugt wird, empfiehlt es sich, das Budget auf Grundlage der Projekt-Sprints festzulegen.

Wir hoffen, dieser Artikel trägt zur Inspiration für Ihr nächsten Projekts bei. Im letzten Punkt haben wir das Thema schon angeschnitten: Ein ganz besonderes Augenmerk gilt Verteilungsfragen. Dies betrifft nicht nur das Budget, sondern auch personelle Kapazitäten. Deshalb beschäftigen wir uns in im kommenden Posting mit der Ressourcenplanung. Wir freuen uns, wenn Sie dranbleiben!